
Firmy często zapominają, że potwierdzanie sald to coś więcej niż tylko sprawdzanie kwot. W szczególności problemy mogą pojawić się w przypadku wierzytelności spornych lub wątpliwych.
Co zawiera potwierdzenie salda
Ustawa o rachunkowości wymaga, co do zasady, uzyskiwania potwierdzeń sald należności. Nie wymaga natomiast, by wysyłać potwierdzenia sald zobowiązań.
Na dzień bilansowy wszystkie aktywa i pasywa powinny być zinwentaryzowane. Jednostki przeprowadzają inwentaryzację roczną na trzy sposoby, a sposób jest uzależniony od tego, z jakim składnikiem aktywów lub pasywów mają do czynienia. I tak, inwentaryzację roczną przeprowadza się drogą:
- spisu z natury,
- potwierdzenia sald,
- porównania danych księgowych z odpowiednimi dokumentami.
Metoda potwierdzenia sald polega na uzyskaniu od kontrahentów i banków oświadczeń o pozycjach występujących w księgach rachunkowych. Metoda ta jest stosowana do ustalenia sald aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, należności, w tym pożyczek, oraz powierzonych kontrahentom własnych składników majątku.
Praktyka jednak wskazuje, że jednostki wysyłają do swoich kontrahentów prośby o potwierdzenie sald zobowiązań, przyjmując, że jest to rozwiązanie pozwalające wiarygodnie zweryfikować salda.
Brak potwierdzenia salda
Brak reakcji ze strony kontrahenta na prośbę o potwierdzenie salda należności nie jest milczącym potwierdzeniem salda. I tego skutku nie zmienią żadne dodatkowe zapisy zamieszczane przez firmy wysyłające prośby o potwierdzenie salda na formularzach, których do tego używają. Żadne bowiem przepisy nie przewidują domniemania akceptacji salda przez bierne zachowanie dłużnika.
Potwierdzenie salda a uznanie niewłaściwe długu
W orzecznictwie i nauce prawa jako uznanie niewłaściwe przyjmuje się również potwierdzenie salda, wskazując, że stanowi ono swego rodzaj oświadczenie wiedzy, zawierające także pewne elementy oświadczenia woli. Przy czym jako uznanie niewłaściwe roszczenia można kwalifikować tylko zachowanie zobowiązanego lub osób, których działania można przypisać zobowiązanemu, zwłaszcza osób pełniących funkcję organu, pełnomocników, przedstawicieli ustawowych oraz pracowników zatrudnionych na stanowiskach, z którymi wiąże się kompetencja do składania oświadczeń wiedzy o zobowiązaniach danego podmiotu.
Oznacza to, że zatrudnienie określonej osoby w charakterze głównego księgowego lub zlecenie wykonywania usług księgowych do zewnętrznego biura rachunkowego, w okolicznościach danej sprawy, może być równoznaczne z udzieleniem tej osobie pełnomocnictwa do składania tego typu oświadczeń w zakresie potwierdzenia salda, ze wszystkimi tego konsekwencjami.
Rekomendacje
Podsumowując warto podkreślić, że w przypadku wierzytelności spornych lub wątpliwych nigdy nie należy – aby nie narażać się na nieodwracalne skutki prawne, włącznie z przegranym procesem sądowym – bez wcześniejszej analizy i wypracowania sposobu postępowania dokonywać żadnych czynności związanych z potwierdzeniem sald. Nie należy również podejmować prób negocjowania z kontrahentem umorzenia części wierzytelności, jej rozłożenia na raty lub umorzenia odsetek.
Artykuł dostępny w języku angielskim
Inne z tej kategorii
Za jaki okres PFR może dochodzić odsetek od beneficjentów, od których zażądał zwrotu subwencji?
W 2020 roku, aby przeciwdziałać negatywnym skutkom gospodarczym panującej epidemii COVID-19, na podstawie uchwały Rady Ministrów z 27.04.2020 r. w sprawie „Tarczy Finansowej Polskiego Funduszu Rozwoju dla małych i średnich firm” (dalej zwanej: „Programem”) ustanowiono...
Fizyczne przemieszczenie towarów warunkiem WDT
Warto odnotować wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego (dalej: ,,NSA”) z 13.03.2025 r. (sygn. I FSK 2148/21), w świetle którego uznanie transakcji za WDT jest możliwe dopiero w momencie rzeczywistego wywozu towarów i uzyskania przez podatnika dokumentów wymaganych...
Skutki podatkowe aktualizacji analizy porównawczej dla transakcji pożyczek
Podatnik zapytał Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (dalej: ,,DKIS”), jak ma postąpić, gdy zaktualizowana analiza porównawcza przygotowana dla zawartej transakcji udzielenia pożyczki wskaże, że oprocentowanie takiej transakcji w roku aktualizacji analizy nie...