Firmy często zapominają, że potwierdzanie sald to coś więcej niż tylko sprawdzanie kwot. W szczególności problemy mogą pojawić się w przypadku wierzytelności spornych lub wątpliwych.

Co zawiera potwierdzenie salda

Ustawa o rachunkowości wymaga, co do zasady, uzyskiwania potwierdzeń sald należności. Nie wymaga natomiast, by wysyłać potwierdzenia sald zobowiązań.

Na dzień bilansowy wszystkie aktywa i pasywa powinny być zinwentaryzowane. Jednostki przeprowadzają inwentaryzację roczną na trzy sposoby, a sposób jest uzależniony od tego, z jakim składnikiem aktywów lub pasywów mają do czynienia. I tak, inwentaryzację roczną przeprowadza się drogą:

• spisu z natury,
• potwierdzenia sald,
• porównania danych księgowych z odpowiednimi dokumentami.

Metoda potwierdzenia sald polega na uzyskaniu od kontrahentów i banków oświadczeń o pozycjach występujących w księgach rachunkowych. Metoda ta jest stosowana do ustalenia sald aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, należności, w tym pożyczek, oraz powierzonych kontrahentom własnych składników majątku.

Praktyka jednak wskazuje, że jednostki wysyłają do swoich kontrahentów prośby o potwierdzenie sald zobowiązań, przyjmując, że jest to rozwiązanie pozwalające wiarygodnie zweryfikować salda.

Brak potwierdzenia salda     

Brak reakcji ze strony kontrahenta na prośbę o potwierdzenie salda należności nie jest milczącym potwierdzeniem salda. I tego skutku nie zmienią żadne dodatkowe zapisy zamieszczane przez firmy wysyłające prośby o potwierdzenie salda na formularzach, których do tego używają. Żadne bowiem przepisy nie przewidują domniemania akceptacji salda przez bierne zachowanie dłużnika.

Potwierdzenie salda a uznanie niewłaściwe długu 

W orzecznictwie i nauce prawa jako uznanie niewłaściwe przyjmuje się również potwierdzenie salda, wskazując, że stanowi ono swego rodzaj oświadczenie wiedzy, zawierające także pewne elementy oświadczenia woli. Przy czym jako uznanie niewłaściwe roszczenia można kwalifikować tylko zachowanie zobowiązanego lub osób, których działania można przypisać zobowiązanemu, zwłaszcza osób pełniących funkcję organu, pełnomocników, przedstawicieli ustawowych oraz pracowników zatrudnionych na stanowiskach, z którymi wiąże się kompetencja do składania oświadczeń wiedzy o zobowiązaniach danego podmiotu.

Oznacza to, że zatrudnienie określonej osoby w charakterze głównego księgowego lub zlecenie wykonywania usług księgowych do zewnętrznego biura rachunkowego, w okolicznościach danej sprawy, może być  równoznaczne z udzieleniem tej osobie pełnomocnictwa do składania tego typu oświadczeń w zakresie potwierdzenia salda, ze wszystkimi tego konsekwencjami.