Od 2026 r. Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowy. Poniżej sygnalizujemy wybrane zagadnienia z tym związane.

1. Co to jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest systemem teleinformatycznym służącym w szczególności do:

• wystawiania, otrzymywania, dostępu, przechowywania faktur ustrukturyzowanych oraz
• nadawania lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF.

KSeF przydziela automatycznie unikatowy numer identyfikacyjny każdej wystawionej fakturze.

Aby rozpocząć korzystanie z KSeF, należy uwierzytelnić się w systemie. Uwierzytelnić się może przedsiębiorca albo osoba lub podmiot wskazany przez przedsiębiorcę. Przepisy wykonawcze określają możliwe metody uwierzytelnienia się w systemie (np. za pomocą Podpisu Zaufanego, podpisu kwalifikowanego lub pieczęci kwalifikowanej).

2. Terminy

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF zgodnie z procedowanym aktualnie projektem ustawy KSeF 2.0 nastąpi od:

• 02.2026 r. dla przedsiębiorców, u których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł,
• 04.2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.

Wszystkie faktury w transakcjach B2B pomiędzy podatnikami VAT zarejestrowanymi w Polsce będą wysyłane i odbierane wyłącznie przez KSeF. Wystawianie faktur VAT za pośrednictwem KSeF będzie w Polsce jedyną dopuszczalną formą fakturowania. A to oznacza, że wszyscy podatnicy VAT (czynni i zwolnieni) będą musieli wystawiać faktury ustrukturyzowane, czyli w formacie xml zgodnym ze strukturą logiczną e-Faktury FA(2) opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP.

WAŻNE:

Ministerstwo Finansów planuje od listopada 2025 r. udostępnić testową wersję Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, by wszyscy przedsiębiorcy mogli poznać rozwiązania i funkcjonalności systemu.

3. Numer KSeF a numer faktury

Numer KSeF to unikatowy numer, który identyfikuje fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Jest nadawany automatycznie przez system po prawidłowym wysłaniu e-faktury do środowiska teleinformatycznego. Numer ten zwracany jest w UPO (Urzędowym Poświadczeniu Odbioru) i sam w sobie nie stanowi elementu pliku xml.

Ale numer w systemie KSeF nie będzie tożsamy z numerem faktury. Co również istotne, KSeF nie narzuca formatu numeru faktury. Oznacza to, że podatnicy będą stosować w zakresie numeracji faktur zasadę, o której mowa w art. 106e ustawy o podatku od towarów i usług, który przewiduje, że faktura powinna zawierać kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę.

WAŻNE:

Numer w KSeF nie będzie zatem numerem faktury. Czyli podatnicy będą mogli nadal stosować dotychczasowy sposób numeracji faktur. Ważne jednak, aby numeracja pozostała ciągła, jednoznaczna i spójna – zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług.

4. Faktura z załącznikiem

Jak informuje Ministerstwo Finansów, od 01.02.2026 r. zostanie wprowadzona dodatkowa funkcjonalność, polegająca na umożliwieniu przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem. Przesyłanie faktury z załącznikiem do KSeF nie będzie obowiązkowe. Załącznik stanowić będzie integralną część faktury. Będą mogły się w nim znaleźć obligatoryjne elementy faktury, przewidziane w art. 106e ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, oraz dane ściśle z nimi związane. W załączniku nie będzie można zamieszczać informacji marketingowych. Przy czym faktura ustrukturyzowana jest przesyłana w postaci pliku xml, a załącznik będzie jej elementem (dodatkowym węzłem struktury FA). W związku z powyższym nie jest możliwe przesłanie załącznika do KSeF w innej postaci niż plik xml, np. w formie pliku pdf. Czyli do KSeF nie będą przyjmowane pliki w postaci nieustrukturyzowanej, np. pdf lub jpg – tego typu załączniki (pdf, jpg itp.) będą mogły być przekazywane nadal poza tym systemem.

WAŻNE:

Funkcjonalność przesyłania faktury z załącznikiem będzie dostępna po złożeniu przez podatnika odpowiedniego zgłoszenia w usłudze e-Urząd Skarbowy. Zgłoszenia te podatnicy będą mogli składać od 01.01.2026 r.