Z dniem 01.10.2018 r. weszły w życie kolejne zmiany dotyczące procedury sporządzania, zatwierdzania i składania dokumentów finansowych do sądu rejestrowego.

Zmiany obejmują dwie następujące kwestie:

Po pierwsze, począwszy od dnia 01.10.2018 r. (czyli zmiany będą po raz pierwszy dotyczyły sprawozdań za 2018 r. składanych w 2019 r.) sprawozdanie finansowe musi być sporządzone w strukturze logicznej oraz formacie udostępnionym przez Ministerstwo Finansów.

Po drugie, zarówno sprawozdanie finansowe, jak i sprawozdanie z działalności, obligatoryjnie muszą być sporządzane w postaci elektronicznej i podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP[1]. Oznacza to, że wszystkie osoby zobowiązane do podpisywania ww. dokumentów (w tym wszyscy członkowie zarządu spółki) muszą posiadać jedno ze wspomnianych narzędzi służących elektronicznemu podpisywaniu dokumentów, tj. kwalifikowany podpis elektroniczny albo profil zaufanym ePUAP.

FORMA DOKUMENTÓW

Roczne sprawozdania finansowe i sprawozdania z działalności muszą być sporządzane, jak wskazano wyżej, w formie elektronicznej i muszą być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP:

• sprawozdanie finansowe – przez osobę sporządzającą i wszystkich członków zarządu;
• sprawozdanie z działalności tylko przez wszystkich członków zarządu.

Uchwały będą nadal podejmowane przez Zwyczajne Zgromadzenie Wspólników i sporządzane w zwykłej formie pisemnej.

CZYM JEST KWALIFIKOWANY PODPIS ELEKTRONICZNY?

Kwestia certyfikatów kwalifikowanych i kwalifikowanych podpisów elektronicznych jest uregulowana w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23.07.2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylającym dyrektywę 1999/93/WE (dalej zwanym „Rozporządzeniem 910/2014”).

Zgodnie z art. 3 pkt 12) Rozporządzenia 910/2014 kwalifikowany podpis elektroniczny to zaawansowany podpis elektroniczny, który jest składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego i który opiera się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego.

Kwalifikowany certyfikat umożliwiający składania kwalifikowanych podpisów elektronicznych może być uzyskany w każdym innym kraju unijnym, a ni tylko w Polsce, czyli np. w Niemczech, u dowolnego działającego w danym kraju kwalifikowanego dostawcy usług zaufania w rozumieniu Rozporządzenia 910/2014.

[1] ePUAP mogą uzyskać tylko osoby posiadające nr PESEL. Numer PESEL to jedenastocyfrowy symbol numeryczny jednoznacznie identyfikujący osobę fizyczną. Jest to  numer z polskiego systemu ewidencji ludności. Jest nadawany z urzędu każdemu obywatelowi Polski zaraz po urodzeniu. Może go uzyskać obcokrajowiec na wniosek.