Nowa forma ma być równoważna z dotychczasową przesyłką poleconą za zwrotnym potwierdzeniem odbioru lub z doręczeniem osobistym. Dla osób wykluczonych cyfrowo przewidziano tzw. publiczną usługę hybrydową (PUH). Korespondencja ze strony podmiotów publicznych, w takich wypadkach, ma docierać w formie papierowej, choć w urzędach będzie zapisana cyfrowo.

E-doręczenia uregulowane zostały przede wszystkich w dwóch aktach prawnych:

1. w ustawie z dnia 18.11.2020 r. o doręczeniach elektronicznych (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 285) oraz aktach wykonawczych do przedmiotowej ustawy.
2. w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23.07.2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylającym dyrektywę 1999/93/WE (rozporządzenie eIDAS) (Dz. U. UE. L. z 2014 r. Nr 257, str. 73).

Znaczenie ma również Komunikat Ministra Cyfryzacji z dnia 29.05.2023 r. w sprawie określenia terminu    wdrożenia rozwiązań technicznych niezbędnych do doręczania    korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej oraz udostępnienia w systemie teleinformatycznym punktu dostępu do usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego w ruchu transgranicznym (Dz. U. poz. 1077), który wskazuje 10.12.2023 r. jako dzień wdrożenia systemu e-doręczeń, dla pierwszej grupy podmiotów.

Jest to usługa cyfrowa, która zastąpi tradycyjnie listy polecone będące korespondencją pomiędzy przedsiębiorcą a podmiotem publicznym (urzędem). Mowa tu więc o elektronicznym odpowiedniku listu poleconego za potwierdzeniem odbioru, który jest bezpieczny, wygodny i usprawni oficjalną komunikację z urzędami.

Harmonogram wdrażania e-doręczeń dla przedsiębiorców jest kilkuetapowy i zależy od tego, kiedy działalność była założona lub zmodyfikowana i w jakim rejestrze (CEIDG czy KRS):

E-doręczenia powinny być wdrożone:

1. od 10.12.2023 r. w podmiotach niepublicznych wpisywanych do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) od 10.12.2023 roku (czyli wniosek o wpis do KRS od tego dnia będzie także zawierał w sobie wniosek o utworzenie adresu do e-doręczeń);
2. od 1.01.2024 roku w podmiotach niepublicznych składających wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) po 31.12.2023 roku (czyli od tego dnia wniosek o wpis do CEIDG będzie zawierał wniosek o utworzenie adresu do e-doręczeń);
3. najpóźniej do 10.03.2024 r. w podmiotach niepublicznych wpisanych do KRS przed 10.12.2023 roku;
4. w okresie od 30.09.2025 roku do 30.09.2026 roku w podmiotach niepublicznych wpisanych do CEIDG do 31.01.2023 roku, jeśli zmienią coś w CEIDG od 30.09.2025 roku do 30.09.2026 roku;
5. do 1.10.2026 roku w podmiotach niepublicznych wpisanych do CEIDG przed 31.12.2023 roku, jeśli nie zmieniły nic w CEIDG od 30 września 2025 roku do dnia 30.09.2026 roku.

W większości przypadków znaczenie będzie miał dzień, kiedy dokonano wpisu adresu do e-Doręczeń w Bazie Adresów Elektronicznych (BAE).

1. Ustalenie, w jakiej grupie podmiotów wskazanych w powyższym harmonogramie znajduje się dany podmiot.
2. Złożenie wniosku online o utworzenie adresu do e-doręczeń na stronie www.biznes.gov.pl.
3. Urząd sprawdzi wniosek pod kątem tego, czy jest kompletny i prawidłowy; może wezwać do uzupełnienia braków formalnych w ciągu 7 dni.
4. Minister Cyfryzacji stworzy adres i skrzynkę do e-doręczeń, a podmiot otrzyma maila na podany w swoim wniosku adres mailowy (nie jest to adres do e-doręczeń) z instrukcją, jak aktywować adres do e-doręczeń.
5. Aktywowanie skrzynki i adresu do e-doręczeń.
6. Minister Cyfryzacji wpisze adres do e-doręczeń do bazy BAE, o czym podmiot zostanie powiadomiony mailowo na skrzynkę e-doręczeń.

Jeśli podmiot wnioskujący o adres do e-doręczeń jest przedsiębiorcą wpisanym do KRS, musi wyznaczyć także administratora skrzynki. Jeśli jest przedsiębiorcą wpisanym do CEIDG, może zarządzać skrzynką sam lub wyznaczyć administratora.