Zgodnie z art. 148¹ § 1 k.p. pracownikowi przysługuje w ciągu roku kalendarzowego zwolnienie od pracy, w wymiarze 2 dni albo 16 godzin, z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli jest niezbędna natychmiastowa obecność pracownika. W okresie tego zwolnienia od pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia w wysokości połowy wynagrodzenia.

Czym jest siła wyższa?

Pierwszy problem pojawia się już w samym określeniu, czym jest siła wyższa. Niestety, zarówno Kodeks pracy, jak i Kodeks cywilny, posługują się pojęciem siły wyższej, jednak nie zawierają jej definicji, nie wskazują też kryteriów niezbędnych do uznania pewnych zdarzeń za siłę wyższą. Pomocne są orzecznictwo i doktryna. W praktyce, w tym sądowej ,siła wyższa rozumiana jest jako zjawisko o charakterze nadzwyczajnym, któremu nie można zapobiec normalnymi środkami oraz za które osoba zobowiązana (np. pracownik) nie ponosi odpowiedzialności. Zwraca się uwagę na trzy kryteria:

• zdarzenie musi mieć charakter zewnętrzny – ma swoje źródło poza działalnością poszczególnych podmiotów stosunku prawnego,
• zdarzenie ma być niemożliwe do przewidzenia – jego przewidzenie nie jest możliwe w świetle obiektywnej oceny sytuacji,
• za siłę wyższą można uznać jedynie zdarzenie niemożliwe do zapobieżenia – przy uwzględnieniu następstw, jakie niesie ze sobą dane zdarzenie oraz możliwości jego zapobieżenia przy zastosowaniu współcześnie znanych możliwości.

Pracownik nabywa prawo do zwolnienia od pracy, jeżeli jego natychmiastowa obecność jest niezbędna w pilnej sprawie rodzinnej spowodowanej chorobą lub wypadkiem z powodu działania siły wyższej. Wymóg działania siły wyższej oznacza tu, że zdarzenie wymagające natychmiastowej obecności było niemożliwe do przewidzenia i nie można było mu zapobiec.

Co istotne, choroba czy wypadek może dotyczyć nie tylko każdego członka rodziny pracownika (nie można bowiem ograniczać zakresu podmiotowego jedynie do najbliższej rodziny pracownika), ale również osób nie będących formalnie rodziną, lecz pozostających w ścisłych relacjach o takim charakterze (np. partnerzy, dzieci partnerów, etc.).

Wniosek pracownika

Art. 148¹ § 3 k.p. wskazuje wyraźnie, że pracodawca jest obowiązany udzielić zwolnienia od pracy na wniosek zgłoszony przez pracownika najpóźniej w dniu korzystania z tego zwolnienia. A przepisy nie przewidują możliwości weryfikacji wniosku pracownika przez pracodawcę w jakimkolwiek zakresie. Nie wymagają też przedstawienia przez pracownika jakiegokolwiek dowodu, nawet w postaci oświadczenia, że wystąpiła okoliczność siły wyżej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem i jest niezbędna natychmiastowa obecność pracownika. Czyli pracodawca musi tutaj bazować jedynie na oświadczeniu pracownika (czyli na jego wniosku), że okoliczność, na którą się powołuje, miała miejsce. Jak się bowiem wskazuje, gdyby ustawodawca chciał, aby pracodawca badał te przyczyny i znał ich szczegółowy zakres, uregulowałby tę kwestię jak w przypadku urlopu opiekuńczego, gdzie wskazał, w art. 173¹ § 5 k.p., że pracownik we wniosku o urlop opiekuńczy musi wskazać, między innymi, przyczynę konieczności zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia przez pracownika.

Pracodawca, żądając takiego doprecyzowania powodów skorzystania ze zwolnienia od pracy z powodu siły wyższej, może nieświadomie doprowadzić do naruszenia wrażliwych danych osobowych osoby trzeciej dotyczących jej stanu zdrowia. Dlatego też, w praktyce, należy akceptować składanie przez pracowników ogólnie sformułowanych wniosków o skorzystaniu ze zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej. Jednocześnie nie rekomendujemy żądania od pracowników wskazywania we wniosku szczegółowych wyjaśnień, na czym polegały sprawy rodzinne, których wystąpienie spowodowało, że pracownik zwrócił się do pracodawcy o udzielenie mu zwolnienia od pracy, czy też dowodów na taką okoliczność.

Forma wniosku

Przepisy nie zastrzegają szczególnej formy lub postaci dla wniosku o zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej. Może być on zatem zgłoszony w dowolnej formie, np. pisemnie, ustnie, telefonicznie, e-mailem, sms-em. Wniosek powinien zostać skierowany do pracodawcy, co z uwagi na specyficzny charakter zwolnienia, jego nadzwyczajność i nieprzewidywalność, może być utrudnione. Wydaje się zatem, że wniosek o zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej może być w tym przypadku skierowany do bezpośredniego przełożonego.

Kiedy musi być złożony wniosek?

Zgłoszenie wniosku o udzielenie zwolnienia od pracy z powodu siły wyższej może nastąpić najpóźniej w dniu rozpoczęcia korzystania ze zwolnienia. Nie ma znaczenia, czy taki wniosek zostanie zgłoszony na początku dnia, czy też pod koniec dnia pracy. Naruszeniem komentowanego przepisu byłoby niestawienie się pracownika do pracy i nieinformowanie o tym przełożonego przez cały dzień.

Mając na uwadze to, że mamy do czynienia z siłą wyższą i potrzebą „natychmiastowej” obecności pracownika w „pilnej sprawie”, nie powinna mieć zastosowania wykładnia wypracowana na gruncie urlopu na żądanie dotycząca czasu zgłoszenia nieobecności. Tym samym „wniosek”, a tak naprawdę „zgłoszenie nieobecności”, może być przekazane w każdym czasie dnia pracy oraz w jakiejkolwiek formie. Taką wykładnię należy przyjąć zresztą także i z tego powodu, że nieobecność może obejmować tylko część dnia. Przełożony nie może odmówić „udzielenia” zgody, co dodatkowo tylko dowodzi, że nie mamy tu do czynienia z klasycznym wnioskiem, ale z poinformowaniem pracodawcy o nieobecności. Zgodzić się można jedynie z tym, że w sytuacjach, w których nieobecność w pracy skutkowałaby niedającymi się zapobiec szkodami (np. jedyny pracownik ochrony opuszcza pilnowane miejsce), pracodawca ma prawo wezwać pracownika do odroczenia opuszczenia miejsca pracy do czasu zapewnienia zastępstwa, czyli „nie udzielić zwolnienia”. Ale nawet w takiej sytuacji niedostosowanie się pracownika do owej odmowy będzie podlegało ocenie sądu co do tego, czy polecenie pracodawcy było proporcjonalne do ryzyk oraz sytuacji rodzinnej pracownika.