Pracodawcy, którzy zatrudniają powyżej 50 osób w przeliczeniu na pełne etaty, oraz zakłady budżetowe bez względu na liczbę pracowników są zobligowani do tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, z którego środków wypłacane są świadczenia socjalne (art. 3 ustawy z dnia 04.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych; dalej „ustawa o ZFŚŚ”).

Zgodnie z art. 8 ust. 2 ustawy o ZFŚŚ zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu oraz zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie ustalanym – jeżeli działa u niego jeden lub kilka związków zawodowych – z tym lub tymi związkami (art. 27 ust. 1 albo art. 30 ust. 6 ustawy z dnia 23.05.1991 r. o związkach zawodowych, dalej: „u.z.z.”). Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgadnia regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów. Uzgodnienie oznacza zarazem brak możliwości wprowadzenia regulaminu przez pracodawcę w sposób jednostronny.

Ponadto, z ustawy o związkach zawodowych wynika, iż również samo przyznawanie świadczeń z ZFŚŚ jest dokonywane w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową (art. 27 ust. 2 u.z.z.). Brak uzgodnień w tym zakresie może skutkować odpowiedzialnością wykroczeniową, jako utrudnianie działalności związkowej zagrożone karą grzywny lub ograniczenia wolności (art. 35 ust. 1 pkt 2 u.z.z.). Inaczej jest w firmach, w których  nie działa żadna organizacja związkowa. Taka firma bez związku zawodowego nie ma bowiem obowiązku uzgadniania z przedstawicielem pracowników samego decydowania o przyznawaniu z ZFŚŚ konkretnego świadczenia, czyli nie ma obowiązku przyznawania świadczeń z ZFŚŚ w uzgodnieniu z takim przedstawicielem.

Przekłada się to na praktykę. W firmach, w których funkcjonują zakładowe organizacje związkowe, działają z reguły zakładowe komisje socjalne złożone z przedstawicieli pracodawcy i przedstawicieli zakładowych organizacji związkowych. Nie ma przy tym żadnego zakazu powołania takiej komisji socjalnej również w tych firmach, w których nie działają związki zawodowe.