Wielu pracodawców zastanawia się, przez jaki okres mogą przechowywać dane kandydatów do pracy, z którymi nie zdecydowali się zawrzeć umowy o pracę. Czy muszą je usuwać niezwłocznie po zakończeniu procesu rekrutacji?

W wyroku z 20.02.2024 r. (sygn. akt III OSK 2700/22) Naczelny Sąd Administracyjny udzielił pracodawcom bardzo praktycznych wskazówek w tym zakresie. Zdaniem Sądu, pracodawcy mogą stosować art. 6 ust. 1 lit. f RODO, w oparciu o który są uprawnieni do przetwarzania danych osobowych osób uczestniczących w procesie rekrutacji, w celu ochrony swoich praw przed ewentualnymi roszczeniami wywiedzionymi z treści art. 18^3d k.p.

Uprawnienie to jest jednak ograniczone przedmiotowo i czasowo. Przetwarzanie danych bowiem powinno dotyczyć tylko tych elementów, które były niezbędne do naboru, i nie może trwać dłużej niż 3 lata od chwili zakończenia rekrutacji. Zdaniem NSA, roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne, dlatego okres przetwarzania na potrzeby ewentualnego postępowania przed sądem w przedmiocie dyskryminacji osób, które brały udział w rekrutacji, powinien wynosić 3 lata i rozpoczynać bieg od chwili, gdy postępowanie rekrutacyjne zostało zakończone.