Zgodnie z art.  38 § 1 k.p.: o zamiarze wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę zawartej na czas określony lub umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony pracodawca zawiadamia na piśmie reprezentującą pracownika zakładową organizację związkową, podając przyczynę uzasadniającą rozwiązanie umowy. Z kolei § 5 powołanego art. 38 przewiduje, że: po rozpatrzeniu stanowiska organizacji związkowej, a także w razie niezajęcia przez nią stanowiska w ustalonym terminie, pracodawca podejmuje decyzję w sprawie wypowiedzenia.

Przy czym obowiązek zawiadomienia każdej zakładowej organizacji związkowej (dalej: ,,ZOZ”) o zamiarze wypowiedzenia umowy o pracę, o którym mowa w art. 38 § 1 k.p., istnieje tylko w odniesieniu do tych pracowników, którzy są członkami związku zawodowego, lub gdy zakładowa organizacja związkowa na ich wniosek wyraziła zgodę na obronę ich praw pracowniczych (art. 23² k.p. oraz art. 30 ust. 1–3 Ustawy o związkach zawodowych). Tylko wówczas organizacja związkowa „reprezentuje pracownika” w rozumieniu art. 38 § 1 k.p. Czyli dopiero gdy okaże się, że dany pracownik jest członkiem którejś z ZOZ lub dana ZOZ podjęła się jego reprezentowania, pracodawca będzie zobligowany do przeprowadzenia tzw. konsultacji zamiaru wypowiedzenia umowy o pracę danemu pracownikowi. Konkludując, o naruszeniu obowiązku tzw. konsultacji zamiaru wypowiedzenia umowy można mówić tylko w przypadku, gdy zaniechanie przeprowadzenia konsultacji na podstawie art. 38 k.p. dotyczy osoby, która jest członkiem ZOZ lub którą reprezentuje ZOZ.

Wypowiedzenie umowy o pracę dokonane bez ww. konsultacji jest w takim przypadku uznawane za dokonane z naruszeniem przepisów w rozumieniu art. 45 § 1 k.p. Niezachowanie trybu określonego w art. 38 k.p. stanowi w ww. przypadku naruszenie przepisów o wypowiadaniu umów o pracę, co uzasadnia, jeżeli dojdzie do sporu sądowego, zadecydowanie przez sąd o przywróceniu pracownika do pracy. Przy czym należy pamiętać, że zwrócenie się przez pracodawcę o informację, czy dany pracownik jest członkiem ZOZ lub ZOZ podjął się jego reprezentowania (tryb z art. 30 ust. 3 u.z.z.) nie jest, zgodnie z orzecznictwem, elementem trybu postępowania określonego w art. 38 k.p. Jak przyjął SN w wyroku z 23.01.2002 r. (I PKN 809/00), procedura konsultacji zamiaru wypowiedzenia umowy o pracę przewidziana w art. 38 k.p. nie obejmuje obowiązku pracodawcy zwrócenia się do zakładowej organizacji związkowej o informację o pracownikach korzystających z jej obrony (art. 30 ust. 3 u.z.z.) i nie jest naruszeniem prawa w rozumieniu art. 45 § 1 k.p.; takim naruszeniem jest natomiast niezastosowanie się przez pracodawcę do obowiązku informacyjnego określonego w art. 38 k.p., co jednak dotyczy tylko pracowników będących członkami ZOZ lub objętych ich ochroną.