Am 4. August 2023 unterzeichnete der Präsident das Gesetz vom 16. Juni 2023 zur Änderung des Gesetzes über die Waren- und Dienstleistungssteuer und einiger anderer Gesetze, das das obligatorische nationale E-Rechnungssystem (im Folgenden „KSeF” genannt) vorsieht.
Jetzt wartet das Gesetz nur noch auf die Veröffentlichung im Journal of Laws. Ohne KSeF wird es unmöglich sein, eine Rechnung auszustellen oder einzuziehen. Steuerzahler haben 11 Monate Zeit, sich anzupassen. Jeder Steuerpflichtige muss nicht nur sein Finanz- und Buchhaltungssystem anpassen, sondern auch seine Mitarbeiter entsprechend auf die geänderten Verfahren vorbereiten.
Was ist das nationale Rechnungssystem?
KSeF ist ein IT-System zur Ausstellung, zum Empfang und zum Zugriff auf strukturierte Rechnungen. Bei diesem Dokument handelt es sich um eine Art elektronischer Rechnung im XML-Format.
Über das Programm ist es außerdem möglich, Berechtigungen zu erteilen, zu ändern oder zu entziehen sowie die in E-Rechnungen enthaltenen Informationen zu analysieren und zu kontrollieren. Nach Eingabe der Daten in das System erhält jede Rechnung eine eindeutige Identifikationsnummer und wird anschließend überprüft, um sicherzustellen, dass die Daten der strukturierten Rechnungsvorlage entsprechen. Eine strukturierte Rechnung gilt als ausgestellt und zugestellt, wenn ihr eine Identifikationsnummer zugewiesen wurde.
KSEF: obligatorischoder freiwillig?
Nach Ablauf der optionalen Frist soll die Plattform landesweit zum verbindlichen Standard werden. Dies soll ab dem 1. Juli 2024 erfolgen. Erwähnenswert ist, dass Polen nach Italien, Spanien und Portugal das vierte Land in der EU ist, das diese Lösung umsetzt. Ab dem 1. Juli 2024werdenmit dem KSeF abgedeckt:
- Unternehmer, die als aktive Mehrwertsteuerzahler registriert sind;
- Unternehmer, die von der Mehrwertsteuer befreit sind;
- in Polen für das EU-OSS-Verfahren verifizierte Steuerzahler, die über eine polnische Steueridentifikationsnummer (NIP) verfügen.
Logischer Aufbau von E-Rechnungen
Wie wir auf der Website des Finanzministeriums lesen:
Die logische Struktur von E-Rechnungen enthält neben den Elementen, deren Vorhandensein durch die Artikel 106a – 106q des MwSt-Gesetzes geregelt ist, auch Elemente, deren Verwendung völlig freiwillig und willkürlich ist. Ihre Einbeziehung in die Struktur ergibt sich aus der am Markt beobachteten Geschäftspraxis, einschließlich der im Rahmen der gesellschaftlichen Konsultationen zur Struktur abgegebenen Stellungnahmen. Es handelt sich dabei um die so genannten zusätzlichen Rechnungsbestandteile, die sich nicht aus umsatzsteuerrechtlichen Vorschriften ergeben und deren Verwendung in der Rechnung nicht verboten ist. Daher ergeben sich aus den Regelungen zur Einführung des KSeF keine neuen Pflichten zum Rechnungsinhalt.
KSEF-Implementierung
Der Einsatz von KSeF erfordert eine Anpassung von IT-Systeme, insbesondere der Buchhaltungssoftware. Der wichtigste Punkt ist, zu überprüfen, ob das verwendete System über ein Feld zur Eingabe der für eine strukturierte Rechnung erforderlichen Daten verfügt. Ein weiterer wichtiger Punkt besteht darin, Ihr eigenes System mit KSeF zu verbinden und den gesamten Prozess in allen Phasen zu testen, wie unter anderem: Rechnungsstellung und Überprüfung der Daten.
Um den gesamten Prozess zu erleichtern, hat das Finanzministerium die funktionierende logische Struktur des Systems veröffentlicht. Auch Softwarelieferanten von außerhalb unseres Landes haben Zugriff auf Strukturdokumentationen in englischer Sprache. In einem separaten Artikel beschreiben wir, was die Registrierung von Rechnungen in KSeFumfasst.
KSeF-System – Anmeldung und Authentifizierung
Für Steuerpflichtige, die keine natürlichen Personen sind und über einen elektronischen qualifizierten Stempel mit der Steueridentifikationsnummer verfügen, ist die Nutzung des KSeF auf Basis der ursprünglichen Eigentumsrechte ohne Meldung an das Finanzamt möglich.
Der Zugriff auf das nationale E-Rechnungs-System ist nach der Erstellung eines individuellen Kontos möglich – die Bedienung kann von einem Computer und mobilen Geräten aus erfolgen. Das System verfügt über einen Authentifizierungsmechanismus, der die Identität der Entität anhand qualifizierter Quellen wie qualifizierter Zertifikate (elektronische Signatur, elektronisches Siegel oder vertrauenswürdige Signatur) und des vertrauenswürdigen Profils überprüft.
Bei weiteren Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
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