Do dnia 31.12.2018 r. dokumentacja pracownicza (czyli dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników) musi być prowadzona w formie papierowej. Przy czym każdy pracodawca może dodatkowo prowadzić i gromadzić, obok wersji papierowej, wersję elektroniczną. Od dnia 01.01.2019 r. dokumentacja pracownicza będzie mogła być prowadzona i przechowywana tylko w formie elektronicznej.

Do kodeksu pracy została bowiem wprowadzona regulacja, zgodnie z którą dokumentacja pracownicza prowadzona i przechowywana w postaci elektronicznej jest równoważna z dokumentacją pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej (art. 94¹¹ k.p.; wejdzie w życie w dniu 01.01.2019 r.). Ustawodawca zrównał obie formy i pozostawił każdemu pracodawcy prawo wyboru. Oznacza to, że pracodawca będzie mógł wybrać jedno z trzech rozwiązań:

1)    prowadzenie dokumentacji pracowniczej tylko w formie papierowej, jak do tej pory,

2)    prowadzenie dokumentacji pracowniczej tylko w formie elektronicznej,

3)     prowadzenie dokumentacji pracowniczej zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Co istotne, każdy pracodawca może zmienić postać przechowywania dokumentacji (art. 94⁸ k.p.; wejdzie w życie w dniu 01.01.2019 r.) zarówno z wersji papierowej na elektroniczną, jak i z elektronicznej na papierową. Wymaga to zachowania następujących obowiązków:

• zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu, i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy, ewentualnie kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym.
• zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową następuje przez sporządzenie wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku.

Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat.

Zgodnie z nowym art. 94 pkt 9b k.p. każdy pracodawca jest obowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia. Jak wskazano w uzasadnieniu do projektu nowelizacji[1]:

• zachowanie poufności należy rozumieć jako ograniczenie dostępu do dokumentacji pracowniczej tylko do pracodawcy lub osób przez niego upoważnionych;
• integralność oznacza zachowanie spójnej struktury dokumentacji pracowniczej, tak aby każda zmiana w zgromadzonych dokumentach pozostawiała trwały ślad;
• zachowanie kompletności oznacza zagwarantowanie, że poszczególne dokumenty będą w całości znajdować się w jednej wybranej przez pracodawcę postaci dokumentacji pracowniczej;
• zachowanie wymogu dostępności dokumentacji pracowniczej oznacza prowadzenie i przechowywanie jej na nośniku dostosowanym do zmieniającego się otoczenia technicznego. Dokumentacja ma być przechowywana przez 10 lat od chwili zakończenia stosunku pracy i w tym okresie pracodawca musi zagwarantować możliwość jej odczytania i wykorzystania. Pracodawca musi także zagwarantować takie warunki przechowywania dokumentacji pracowniczej, aby nie groziło jej zniszczenie lub uszkodzenie.

W przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy należy kontynuować prowadzenie tych samych akt 

W praktyce pracodawcy, w przypadku ponownego zatrudnienia tego samego pracownika, muszą obecnie zakładać nowe akta pracownicze. Od dnia 01.01.2019 r., zgodnie z nowym art. 94⁵ k.p., w przypadku zawarcia ponownego stosunku pracy pomiędzy byłym pracownikiem a pracodawcą w okresie 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał poprzedni stosunek pracy, pracodawca nie będzie zobowiązany do zakładania nowej dokumentacji pracowniczej.

W takim przypadku będzie kontynuował prowadzenie dokumentacji pracowniczej utworzonej w przeszłości, w czasie trwania poprzedniej umowy o pracę. Takie rozwiązanie jest dużym ułatwieniem również dla pracownika. Nie będzie musiał on przedkładać ponownie tych dokumentów, które znajdują się już w jego aktach.

[1] Druk nr 1995 Rządowy projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, http://www.sejm.gov.pl/sejm8.nsf/druk.xsp?nr=1995.