Od dnia 8 września 2016 r. obowiązują w kodeksie cywilnym przepisy, które wprowadziły obok dotychczasowej formy pisemnej formę dokumentową i formę elektroniczną.

Zmiany mogą okazać się zarówno bardzo przydatne, jak również bardzo niebezpieczne dla tych wszystkich podmiotów, które negocjują ze swoimi partnerami biznesowymi wykorzystując do tego np. pocztę elektroniczną lub negocjując w trakcie telekonferencji.

Forma dokumentowa

Zgodnie z dodanym do kodeksu cywilnego art. 77²,  do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. Zdefiniowano również pojęcie dokumentu uznając, że dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią (art. 77³. Kodeksu cywilnego). Tym samym pojawia się pytanie, czym jest „nośnik” informacji? Jakie musi mieć cechy, żeby uznać go za nośnik „umożliwiający” zapoznanie się z treścią? Inaczej mówiąc, obok dotychczasowej formy pisemnej (,,papierowej”) dokumentem są różnego rodzaju zapisy elektroniczne (w tym np. e-maile czy wiadomości tekstowe wysłane za pomocą telefonu komórkowego). W praktyce może tym samym dojść do zawarcia ważnej, wiążącej strony umowy w oparciu o wymianę wiadomości e-mailowych. Co więcej, wprowadzono jeszcze dodatkową „furtkę” obowiązującą w relacjach B2B, zgodnie z którą:

Forma elektroniczna

Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej, chyba że ustawa lub czynność prawna zastrzega inaczej (art. 78¹. § 1 kodeksu cywilnego).