W dniu 15.03.2018 r. weszła w życie ustawa z dnia 26.01.2018 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw, która implementuje Dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2017/1132 z dnia 14.06.2017 r. w sprawie niektórych aspektów prawa spółek. Celem ww. nowelizacji jest m.in. długo oczekiwana informatyzacja postępowań rejestrowych przed KRS.

Zgodnie bowiem z nowymi przepisami, obowiązującymi od dnia 15.03.2018 r., dla każdego podmiotu obowiązanego do składania dokumentów finansowych do KRS prowadzi się w systemie teleinformatycznym repozytorium dokumentów finansowych, do którego są składane dokumenty, o których mowa w art. 69 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości, a w szczególności:

• roczne sprawozdanie finansowe,
• sprawozdanie z badania (jeżeli podlegało ono badaniu),
• odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty,
• sprawozdanie z działalności (jeżeli dana jednostka jest zobowiązana do jego złożenia na mocy obowiązujących przepisów).

Ww. dokumenty winny być złożone za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego w tym celu przez Ministra Sprawiedliwości. Takie zgłoszenie winno być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP przez co najmniej jedną osobę fizyczną, której numer PESEL jest ujawniony w KRS, wpisaną jako członek organu uprawnionego do reprezentowania, wspólnik uprawniony do reprezentowania spółki osobowej, syndyk albo likwidator. Jeżeli wspólnikiem uprawnionym do reprezentowania spółki osobowej nie jest osoba fizyczna, zgłoszenie opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP co najmniej jedna osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony w KRS, wpisana jako członek organu uprawnionego do reprezentowania, syndyk, likwidator wspólnika albo wspólnik uprawniony do reprezentowania spółki osobowej będącej wspólnikiem.

Powyższe oznacza, że począwszy od dnia 15.03.2018 r. sprawozdania finansowe nie mogą być przekazane do KRS w formie papierowej, lecz wyłącznie za pośrednictwem dedykowanego systemu teleinformatycznego. Nowe zasady znajdą zatem zastosowanie już do sprawozdań finansowych za rok 2017, jednak w tym przypadku (wyjątkowo) będzie możliwe przesłanie dokumentów finansowych w formie skanu. Wprowadzony został bowiem w tym zakresie okres przejściowy, trwający do dnia 30.09.2018 r., w którym dopuszczono możliwość sporządzenia „tradycyjnego” sprawozdania finansowego, a następnie jego podpisania, zeskanowania (stworzenia elektronicznej kopii) i podpisania takiego skanu zgodnie z ww. zasadami, tj. kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP przez co najmniej jedną osobę uprawnioną do reprezentacji. Tak przygotowany raport winien być następnie przesłany drogą elektroniczną do repozytorium dokumentów finansowych.

Innymi słowy, w przypadku sprawozdań finansowych za rok 2017 nie zmieniają się zasady ich tworzenia, lecz jedynie sposób ich przekazania do KRS (elektronicznie w formie skanu). Zmiany w zakresie samego sposobu sporządzania dokumentów finansowych obejmą dopiero sprawozdania finansowe za rok 2018. Począwszy bowiem od dnia 01.10.2018 r. (a więc już w odniesieniu do sprawozdań finansowych za rok 2018) zaczną obowiązywać nowe, następujące obowiązki:

• przygotowania sprawozdań finansowych wyłącznie w postaci elektronicznej (w formie jednolitego pliku kontrolnego);
• podpisywania ich przy zastosowaniu kwalifikowanego podpisu elektronicznego albo podpisu potwierdzonego profilem zaufanym ePUAP (sprawozdania finansowe za rok 2017 mogą być podpisane „odręcznie”, natomiast ww. kwalifikowany sposób składania podpisu znajduje zastosowanie jedynie do ich skanów przesyłanych do KRS).

Sprawozdania finansowe, po ich przesłaniu drogą elektroniczną do KRS i zamieszczeniu w repozytorium dokumentów finansowych, będą przesyłane za pośrednictwem systemu teleinformatycznego do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych. Oznacza to, że od dnia 01.10.2018 r. podmioty wpisane do KRS nie będą miały obowiązku przesyłania dokumentów finansowych do urzędów skarbowych.