Finanzbestätigungen an das Landesgerichtsregister

7. Mai 2018 | Gesellschaftsrecht

Am 15.03.2018 trat in Kraft das Gesetz vom 26.01.2018 zur Änderung des Landesgerichtsregisters und einiger anderer Gesetze, die die Richtlinie des Europäischen Parlaments (EU) 2017/1132 vom 14.06.2017 über bestimmte Aspekte des Gesellschaftsrechts umsetzt. Der Zweck der obigen Änderung ist u.a. lang erwartete Computerisierung von Registerverfahren vor dem Landesgerichtsregister.

Nach den neuen Vorschriften, die ab dem 15.03.2018 gelten, wird für jede Einheit, die zur Abgabe von Finanzunterlagen beim Landesgerichtsregister verpflichtet ist, ein Repository von Finanzdokumenten im IT-System geführt. In das Repository werden die im Art. 69 des Gesetzes vom 29.09.1994 über die Rechnungslegung genannten Dokumente eingereicht, insbesondere:

  • Jahresfinanzbericht,
  • Bestätigungsvermerk (falls zutreffend),
  • Abschrift des Beschlusses oder der Entscheidung des genehmigenden Organs über die Bestätigung des Jahresabschlusses und Gewinnverteilung oder Verlustdeckung,
  • Lagebericht (soweit das Unternehmen ihn nach dem geltenden Recht vorlegen muss).

Die o.g. Dokumente sollten durch das EDV-gestützte System eingereicht werden, das zu diesem Zweck durch den Justizminister zur Verfügung gestellt wird. Diese Anmeldung soll mit elektronischer qualifizierter Signatur oder mit einer durch das vertrauenswürdige Profil ePUAP bestätigten Signatur mindestens von einer natürlichen Person, derer PESEL-Nr. als Mitglieds des Vertretungsorgans, vertretungsberechtigten Gesellschafters einer Personengesellschaft, Konkursverwalters oder Liquidators im Landesgerichtsregister offen gelegt wird, versehen werden. Wenn der vertretungsberechtigte Gesellschafter einer Personalgesellschaft keine natürliche Person ist, ist die Anmeldung mit der qualifizierten elektronischen Signatur oder mit der durch das vertrauenswürdige Profil ePUAP bestätigten Signatur mindestens von einer natürlichen Person, derer PESEL-Nr. als Mitglieds des Vertretungsorgans, vertretungsberechtigten Gesellschafters einer Personengesellschaft, Konkursverwalters oder Liquidators im Landesgerichtsregister offen gelegt wird, versehen werden.

Das bedeutet, dass ab dem 15.03.2018 die Jahresabschlüsse nicht mehr in der Papierform sondern nur durch das vorgesehene EDV-gestützte System ins Landesgerichtsregister übertragen werden dürfen. Die neuen Regeln finden Anwendung auch für die Jahresabschlüsse für 2017, aber in diesem Fall (ausnahmsweise) dürfen die Finanzdokumente als Scan gesandt werden. Es wurde nämlich eine Übergangszeit bis 30.09.2018 vorgesehen. In der Übergangszeit ist es möglich, die Finanzabschlüsse wie bis dato zu erstellen und zu unterzeichnen, danach diese zu scannen (elektronische Form) und diese Scanne nach den o.g. Bestimmungen zu unterzeichnen, d.h. mit der qualifizierten elektronischen Signatur oder mit der durch das vertrauenswürdige Profil ePUAP bestätigten Signatur mindestens von einer natürlichen vertretungsberechtigten Person. Der auf diese Art und Weise erstellte Bericht sollte elektronisch an das Repository der Finanzdokumente gesandt werden.

Mit anderen Worten, für die Jahresabschlüsse für 2017 ändern sich die Regeln für die Erstellung der Berichte nicht, lediglich werden die Art und Weise der Übertragung der Berichte an das Landesgerichtsregister (KRS) (elektronisch in Form eines Scans) geändert. Die Änderungen in der Methode der Erstellung von Finanzunterlagen gelten für die Jahresabschlüsse für das Jahr 2018. Angefangen vom 01.10.2018 (somit in Bezug auf die Jahresabschlüsse für 2018) gelten folgende neue Pflichten:

  • Erstellung von Abschlüssen ausschließlich in elektronischer Form (in Form einer einheitlichen Steuerdatei JPK);
  • Unterzeichnung von Abschlüssen mit der qualifizierten elektronischen Signatur oder mit der durch das vertrauenswürdige Profil ePUAP bestätigten Signatur (Abschlüsse für 2017 dürfen „handschriftlich“ unterzeichnet werden, und das oben genannte qualifizierte Unterzeichnen findet Anwendung lediglich für Scanne der Abschlüsse, welche ins Landesgerichtsregister (KRS) geschickt werden.

Die elektronisch ins Landesgerichtsregister gesandten und im Repository von Finanzdokumenten eingetragenen Jahresabschlüsse werden durch EDV-gestützte System ans Zentralregister für Steuerdaten übertragen. Das bedeutet, dass ab dem 01.10.2018 die im Landesgerichtsregister (KRS) eingetragenen Einheiten nicht mehr verpflichtet werden, die Finanzunterlagen an Finanzämter zu übertragen.

Was ist dabei auch wichtig – im Zusammenhang mit der o.g. Änderungen werden Wirtschaftsprüfer im Fall der im Landesgerichtsregister (KRS) eingetragenen Einheiten verpflichtet, Bestätigungsvermerke in elektronischer Form zu erstellen und danach diese mit der qualifizierten elektronischen Signatur zu versehen.

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