Bürger von sechs osteuropäischen Ländern, darunter Bürger der Republik Moldau, dürfen auf dem Gebiet Polens im Rahmen des vereinfachten Verfahrens – d.h. auf Grundlage der Erklärung über die Übertragung der Arbeit an den Ausländer, die durch den Arbeitgeber am Kreisarbeitsamt abzugeben ist und in das Erklärungsregister eingetragen wird, d.h. ohne die erforderliche Beantragung der Arbeitserlaubnis (im Folgenden ,,Einstellung im Rahmen des vereinfachten Verfahrens”) eingestellt werden.

Voraussetzungen für die Inanspruchnahme des vereinfachten Verfahrens durch den Arbeitgeber

Der Arbeitgeber darf einen Ausländer im Rahmen des vereinfachten Verfahrens einstellen, wenn die nachstehenden Bedingungen insgesamt erfüllt werden:

• der Ausländer ist Bürger Armeniens, Weißrusslands, Georgiens, der Republik Moldau, Russlands oder der Ukraine;
• die durch den Ausländer zu verrichtenden Arbeiten betreffen keine Saisonarbeiten, für die eine gesonderte Erlaubnis einzuholen ist;
• die Beschäftigungsdauer darf sechs Monate innerhalb von zwölf hintereinander folgenden Monaten nicht überschreiten.

Soweit die vorstehend in Ziffer 1) und 2) genannten Voraussetzungen klar sind und nicht gesondert kommentiert werden müssen, ist dagegen zu erklären, wie die vorstehend in Ziffer 3) genannte Beschäftigungsdauer berechnet wird. Die Erklärung über die Übertragung der Arbeit an den Ausländer unterliegt der Eintragung ins Erklärungsregister, wenn die Dauer der Arbeitsverrichtung, die in der abgegebenen Erklärung festgelegt wurde, sowie die Zeiträume der auf Grundlage der ins Erklärungsregister eingetragenen Erklärungen zu verrichtenden Arbeiten maximal sechs Monate innerhalb von zwölf hintereinander folgenden Monaten, und zwar unabhängig von der Anzahl von Unternehmen, von denen die Verrichtung der Arbeit an diesen Ausländer übertragen wird, betragen. Die Beschäftigungsdauer aufgrund der vorgenannten Erklärung betrifft nämlich einen konkreten Ausländer und nicht den Arbeitgeber und aus diesem Grunde sind alle Zeiten der Beschäftigung des jeweiligen Ausländers, denen diese Erklärung zugrunde liegt, unabhängig davon, ob die Arbeit nur an einen Arbeitgeber oder an mehrere Arbeitgeber – auf Grundlage anderer noch Erklärungen – verrichtet wurde, zu addieren.

Der Zeit der Arbeitsleistung kann in Anspruch genommen werden:

• ununterbrochen, d.h. über volle sechs Monate,
• in Form von mehreren kürzeren Zeiträumen, wobei die gesamte Beschäftigungsdauer sechs Monate innerhalb von zwölf hintereinander folgenden Monaten nicht überschreiten darf.

Der Zeitraum der aufgrund der Erklärung zu verrichtenden Arbeit von sechs Monaten entspricht 180 Tagen. Der Zeitraum von zwölf Monaten umfasst 12 hintereinander folgende Monate, gerechnet ab Tage der Übertragung der Arbeit an den Ausländer. Dieser Zeitraum muss dem Kalenderjahr nicht entsprechen, und der Beginn des nächsten Kalenderjahres bedeutet nicht, dass der Zeitraum von zwölf Monaten neu gerechnet wird.

Der Einstellung eines Ausländers auf eine längere Zeit steht selbstverständlich nichts im Wege, aber für diesen Fall muss beim Woiwoden die Arbeitserlaubnis beantragt werden (im Folgenden mehr dazu). Ansonsten gilt die auf Grundlage der Erklärung durch den Ausländer zu verrichtende Arbeit nach Überschreitung der vorgenannten Zeit als illegal.

Stufen des vereinfachten Verfahrens

• Abgabeder Erklärung über die Übertragung der Arbeit an den Ausländer durch den Arbeitgeber

Als erster Schritt gilt die Abgabe der Erklärung über die Übertragung der Arbeit an den Ausländer durch den Arbeitgeber bei dem für den Arbeitgeber zuständigen Kreisarbeitsamt (das Formular dieser Erklärung gilt als Anlage zu diesem Bericht [Oświadczenie o powierzeniupracy cudzoziemcowi.docx]).

Je nach den diesbezüglich bei dem jeweiligen Kreisarbeitsamt geltenden Grundsätzen kann die Abgabe der Erklärung erfolgen:

• persönlich (bei Besuch im Kreisarbeitsamt);
• schriftlich (per eingeschriebenen Brief mit Rückschein);
• elektronisch (über die Plattform praca.gov.pl [1]).

Bei der Abgabe der Erklärung auf elektronischem Wege, d.h. über die Plattform praca.gov.pl, sollte man vorgehen, wie folgt:

• den Reiter Erklärung über die Übertragung der Arbeit an den Ausländer PSZ-OPWP wählen,
• die Erklärung elektronisch ausfüllen,
• elektronische Kopien der erforderlichen Dokumente (in gescannter Form) beifügen,
• den Antrag mit der qualifizierten elektronischen Signatur versehen oder mit dem sog. Vertrauenswürdigen Profil bestätigen.

Unabhängig davon, für welche Art der Abgabe der Erklärung sich der Arbeitgeber entscheidet, sind der Erklärung in jedem Fall folgende Dokumente beizufügen:

1. Dokumente, mit denen die Identität des Arbeitgebers nachgewiesen wird; bei einem Arbeitgeber, der keine natürliche Person ist, ist hier die Abschrift der Eintragung ins Staatliche Gerichtsregister (KRS) mit den zum Tage der Abgabe der Erklärung aktuellen Angaben ausreichend;
2. Kopie aller ausgefüllten Seiten des gültigen Reisedokuments (Reisepasses) des Ausländers, den der Antrag betrifft (wenn sich der jeweilige Ausländer auf dem Gebiet Polens nicht aufhält – eine Kopie der Reisedokumente mit dessen persönlichen Angaben);
3. Erklärung des Arbeitgebers, wonach keine ihn betreffenden Einträge im Strafregister in Bezug auf Umstände (das Formular dieser Erklärung gilt als Anlage zu diesem Bericht [Oświadczenie o niekaralności.docx]);
4. Nachweis über die Entrichtung der Gebühr für die Abgabe der Erklärung in Höhe von 30 PLN mit folgenden Angaben:

• Bezeichnung des die Erklärung abgebenden Unternehmens (vollständiger Name und Sitzadresse des Arbeitgebers);
• Gegenstand/Verwendungszweck der geleisteten Einzahlung (d.h. Abgabe der Erklärung über die Übertragung der Arbeit an den Ausländer);
• Angaben zum Ausländer (vollständiger Vor- und Nachname des Ausländers);

1. Vollmacht (wenn der Arbeitgeber den Antrag durch seinen Bevollmächtigten abgibt) samt Nachweis über die Entrichtung der Stempelgebühr auf die Vollmacht in Höhe von 17 PLN, die auf das Bankkonto des Stadtamtes oder des Gemeindeamtes zu überweisen ist, das für den Sitz des Kreisarbeitsamtes, bei dem die Vollmacht eingereicht wird, zuständig ist.

Das Kreisarbeitsamt ist immer berechtigt, die Originale der vorgenannten Dokumente, von denen Kopien in Papierform oder in elektronischer Form (in gescannter Form) angefertigt wurden, anzufordern.

Dabei muss beachtet werden, dass für den Fall der Erstellung jedweder Dokumente in einer Fremdsprache (mit Ausnahme von Personalausweisen oder Reisedokumenten) diese Unterlagen einschließlich deren Übersetzung ins Polnische durch einen vereidigten Übersetzer einzureichen sind.

• Überprüfung und Eintragung der Erklärung über die Übertragung der Arbeit an den Ausländer ins Erklärungsregister

Nach der Abgabe der Erklärung über die Übertragung der Arbeit an den Ausländer durch den Arbeitgeber samt Anlagen prüft das Kreisarbeitsamt die Richtigkeit der vorgenannten Dokumente und sollten Mängel oder Unklarheiten festgestellt werden, wird der Arbeitgeber aufgefordert, diese innerhalb von mindestens sieben Tagen zu ergänzen oder Bedenken auszuräumen. Sollte der Arbeitgeber dies innerhalb der durch das Amt festgelegten Frist nicht erledigen, bleibt der Antrag ungeprüft.

Sollte das Kreisarbeitsamt nach der durchgeführten Überprüfung feststellen, dass die eingereichten Dokumente den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, erfolgt die Eintragung dieser Erklärung ins Erklärungsregister. Als Bestätigung der Eintragung gilt die mit dem Stempel des Kreisarbeitsamtes versehene Erklärung des Arbeitgebers, die der Arbeitgeber persönlich oder durch den Bevollmächtigten in Empfang zu nehmen hat. Das Kreisarbeitsamt kann die vorgenannte Erklärung auch per Post zustellen, soweit der Arbeitgeber diese Option bei der Abgabe der Erklärung gewählt hat.

Die Fristen für die Prüfung und Eintragung der Erklärung über die Übertragung der Arbeit an den Ausländer ins Erklärungsregister durch das Kreisarbeitsamt sind vom Grad der Kompliziertheit der jeweiligen Angelegenheit abhängig und betragen:

• sieben Werktage ab Erhalt der Erklärung – in Angelegenheiten, bei denen kein Klärungsbedarf besteht;
• 30 Tage ab Erhalt der Erklärung – in Angelegenheiten, bei denen Klärungsbedarf besteht;
• zwei Monate ab Erhalt der Erklärung – in besonders komplizierten Angelegenheiten.
• Pflichten des Arbeitgebers nach der Eintragung der Erklärung über die Übertragung der Arbeit an den Ausländer ins Erklärungsregister

Bei der Eintragung der Erklärung ins Erklärungsregister müssen folgende Schritte unternommen werden:

1. Antragsteller nimmt die ins Erklärungsregister eingetragene und mit dem Dienststempel versehene Erklärung (persönlich, durch den Bevollmächtigten oder per Post zugestellt) in Empfang,
2. Antragsteller übergibt das Original der Erklärung an den Ausländer.
3. Aufgrund dieser Erklärung kann der Ausländer bei der diplomatischen oder konsularischen Vertretung Polens das Arbeitsvisum für die Arbeitsverrichtung in Polen beantragen;
4. Antragsteller schließt den Arbeitsvertrag mit dem Ausländer unter den in der Erklärung festgelegten Bedingungen ab, wobei die Gesellschaft zuvor verpflichtet ist, dem Ausländer den Vertrag in einer für ihn verständlichen Sprache übersetzten Fassung vorzulegen.
5. Antragsteller informiert das Kreisarbeitsamt in schriftlicher Form über:

• die Aufnahme der Arbeit durch den Ausländer spätestens am Tage des Arbeitsbeginns;
• die Nichtaufnahme der Arbeit durch den Ausländer innerhalb von sieben Tagen ab dem im Erklärungsregister angegebenen Tage der Arbeitsaufnahme.

Diese Information kann schriftlich oder elektronisch über die Plattform praca.gov.pl übermittelt werden;

1. Antragsteller muss alle sich aus der Übertragung der Arbeit ergebenden Pflichten, die gleichermaßen auch für polnische Arbeitnehmer gelten (z.B. Anmeldung zur Sozialversicherung innerhalb von sieben Tagen, soweit der Vertrag der Versicherungspflicht unterliegt, was im weiteren Teil dieses Berichts behandelt wird), sowie die mit der Beschäftigung eines Ausländers verbundenen Pflichten, die sich aus gesonderten Vorschriften ergeben (z.B. Aufbewahrung der Kopie des Aufenthaltsdokuments des Ausländers), beachten.

Es ist wichtig, das Arbeitsamt kann bei der Eintragung der Erklärung über die Beauftragung eines Ausländers mit Arbeit in das Deklarationsregister, einen späteren Tag des Arbeitsbeginns als der in der Erklärung angegebene festlegen, der aber nicht früher als der nach dem Datum der Eintragung der Erklärung in das Deklarationsregister folgende Tag ist.

• Möglichkeit der Fortführung der Beschäftigung des Ausländers nach Ablauf der Gültigkeit der Erklärung

Wie es vorstehend angegeben wurde darf der o.g. Bürger die Arbeit aufgrund der ins Erklärungsregister eingetragenen Erklärung des Arbeitgebers über die Übertragung der Arbeit und unter den in der Erklärung festgelegten Bedingungen maximal über sechs Monate innerhalb von zwölf hintereinander folgenden Monaten verrichten. Sollte die Beschäftigung dieses Ausländers bei dem Antragsteller nach Ablauf der Gültigkeit der vorgenannten Erklärung fortgesetzt werden, ist die Legalisierung dieser Beschäftigung auf eine von zwei Arten möglich:

Erste Variante: Einholung der Arbeitserlaubnis von dem Antragsteller für den Ausländer auf Antrag.

Zweite Variante: Einholung einer einheitlichen befristeten Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis durch den Ausländer auf den beim Woiwoden gestellten Antrag des Ausländers – hier ist auch möglich, das Regelverfahren oder das vereinfachte Verfahren in Anspruch zu nehmen.

• Änderung der in der Erklärung angegebenen Beschäftigungsbedingungen und das Erfordernis der Beantragung einer neuen Erklärung

Der Arbeitgeber ist bei jedweden Änderungen der den in der Erklärung über die Übertragung der Arbeit gemachten Angaben, die sowohl den Ausländer als auch den Arbeitgeber betreffen, insbesondere bei Wechsel der Arbeitsstelle oder der in der vorstehenden Erklärung gemachten Angaben, verpflichtet, eine neue Erklärung abzugeben und deren Eintragung ins Erklärungsregister einzuholen.

Die Eintragung der Erklärung über die Übertragung der Arbeit an den Ausländer ins Erklärungsregister ist allerdings nicht erforderlich, wenn:

1. der Wechsel des Sitzes oder des festen Aufenthaltsortes, des Firmennamens oder der Rechtsform des die Arbeitsverrichtung an den Ausländer übertragenden Unternehmens oder die Übernahme des Betriebs oder dessen Teils durch einen anderen Arbeitgeber erfolgt;
2. der Übergang des Betriebs oder dessen Teils auf einen anderen Arbeitgeber erfolgte;
3. das die Arbeitsverrichtung an den Ausländer übertragende Unternehmen und der Ausländer anstatt eines zivilrechtlichen Vertrages einen Arbeitsvertrag abgeschlossen haben;

der Ausländer Leiharbeitnehmer ist, der durch den Arbeitgeber an einen gegenüber den Angaben in der Erklärung anderen Arbeitgeber entsandt wurde, soweit die in der Erklärung gemachten Angaben zu der dem Ausländer angebotenen Arbeit mit Ausnahme des Ortes der Arbeitsverrichtung nicht geändert wurden.

^[1]https://www.praca.gov.pl/eurzad/index.eup#/inneSprawy/listaDokumentow?dest=CUDZOZIEMIEC_OPWPC.