W dniu 25.05.2018 r. weszła w życie ustawa z dnia 10.05.2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. poz. 1000), która wprowadziła kolejne rewolucyjne zmiany dotyczące polskich pracodawców i pracowników. Do Kodeksu pracy zostały bowiem wprowadzone regulacje dotyczące możliwości wprowadzenia przez pracodawcę szczególnego nadzoru w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu (monitoring) jak również dotyczące możliwości wprowadzenia przez pracodawcę kontroli służbowej poczty elektronicznej pracownika (monitoring poczty elektronicznej).

Zgodnie z ww. zmianami, monitoring ma obejmować nadzór nad zarówno miejscem pracy (czyli również komputerem, samochodem służbowym), jak i terenem wokół zakładu pracy. Wprowadzenie monitoringu będzie wymagało wykazania przez pracodawcę, że jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia, ewentualnie kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Monitoring nie będzie mógł, co do zasady, obejmować pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek, palarni lub pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej. Nadto, uzyskane w ten sposób nagrania obrazu pracodawca może przechowywać przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania, a po upływie tego okresu nagrania podlegają zniszczeniu, chyba że stanowią one dowód w postępowaniu lub pracodawca powziął wiadomość, że mogą one stanowić taki dowód – wówczas ww. termin ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

Co istotne, zgodnie z nowymi przepisami cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu, w tym monitoringu poczty elektronicznej, ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy. Informacje te pracodawca ma obowiązek przekazać na piśmie pracownikowi przed dopuszczeniem go do pracy.

Pracodawca będzie zobowiązany również do poinformowania pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób u niego przyjęty, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem. Nadto, jeżeli pracodawca zdecyduje się wprowadzić monitoring, będzie obowiązany oznaczyć pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem.

Wprowadzenie powyższych zmian było niezbędne ze względu na fakt, iż poprzednio obowiązujące przepisy nie precyzowały, czy możliwe jest, pod jakimi warunkami i przy użyciu jakich narzędzi, stosowanie monitoringu pracowników.