Od 1.01.2019 r. „rewolucja” w prowadzeniu akt pracowniczych

21.08.2018 | Aktualności

Do dnia 31.12.2018 r. dokumentacja pracownicza (czyli dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników) musi być prowadzona w formie papierowej. Przy czym każdy pracodawca może dodatkowo prowadzić i gromadzić, obok wersji papierowej, wersję elektroniczną. Od dnia 01.01.2019 r. dokumentacja pracownicza będzie mogła być prowadzona i przechowywana tylko w formie elektronicznej. Do kodeksu pracy została bowiem wprowadzona regulacja, zgodnie z którą dokumentacja pracownicza prowadzona i przechowywana w postaci elektronicznej jest równoważna z dokumentacją pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej (art. 9411 k.p.; wejdzie w życie w dniu 01.01.2019 r.). Ustawodawca zrównał obie formy i pozostawił każdemu pracodawcy prawo wyboru. Oznacza to, że pracodawca będzie mógł wybrać jedno z trzech rozwiązań:

1)    prowadzenie dokumentacji pracowniczej tylko w formie papierowej, jak do tej pory,

2)    prowadzenie dokumentacji pracowniczej tylko w formie elektronicznej,

3)     prowadzenie dokumentacji pracowniczej zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Co istotne, każdy pracodawca może zmienić postać przechowywania dokumentacji (art. 948 k.p.; wejdzie w życie w dniu 01.01.2019 r.) zarówno z wersji papierowej na elektroniczną, jak i z elektronicznej na papierową. Wymaga to zachowania następujących obowiązków:

  • zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu, i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy, ewentualnie kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym.
  • zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową następuje przez sporządzenie wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku.

Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat.

Zgodnie z nowym art. 94 pkt 9b k.p. pracodawca będzie miał obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Sposób przechowywania dokumentacji pracowniczej. Warunki, jakie musi spełnić pracodawca, aby dokumentacja pracownicza była właściwie zabezpieczona

Zgodnie z nowym art. 94 pkt 9b k.p. każdy pracodawca jest obowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia. Jak wskazano w uzasadnieniu do projektu nowelizacji[1]:

  • zachowanie poufności należy rozumieć jako ograniczenie dostępu do dokumentacji pracowniczej tylko do pracodawcy lub osób przez niego upoważnionych;
  • integralność oznacza zachowanie spójnej struktury dokumentacji pracowniczej, tak aby każda zmiana w zgromadzonych dokumentach pozostawiała trwały ślad;
  • zachowanie kompletności oznacza zagwarantowanie, że poszczególne dokumenty będą w całości znajdować się w jednej wybranej przez pracodawcę postaci dokumentacji pracowniczej;
  • zachowanie wymogu dostępności dokumentacji pracowniczej oznacza prowadzenie i przechowywanie jej na nośniku dostosowanym do zmieniającego się otoczenia technicznego. Dokumentacja ma być przechowywana przez 10 lat od chwili zakończenia stosunku pracy i w tym okresie pracodawca musi zagwarantować możliwość jej odczytania i wykorzystania. Pracodawca musi także zagwarantować takie warunki przechowywania dokumentacji pracowniczej, aby nie groziło jej zniszczenie lub uszkodzenie.

W przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy należy kontynuować prowadzenie tych samych akt 

W praktyce pracodawcy, w przypadku ponownego zatrudnienia tego samego pracownika, muszą obecnie zakładać nowe akta pracownicze. Od dnia 01.01.2019 r., zgodnie z nowym art. 945 k.p., w przypadku zawarcia ponownego stosunku pracy pomiędzy byłym pracownikiem a pracodawcą w okresie 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał poprzedni stosunek pracy, pracodawca nie będzie zobowiązany do zakładania nowej dokumentacji pracowniczej. W takim przypadku będzie kontynuował prowadzenie dokumentacji pracowniczej utworzonej w przeszłości, w czasie trwania poprzedniej umowy o pracę. Takie rozwiązanie jest dużym ułatwieniem również dla pracownika. Nie będzie musiał on przedkładać ponownie tych dokumentów, które znajdują się już w jego aktach.

[1] Druk nr 1995 Rządowy projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, http://www.sejm.gov.pl/sejm8.nsf/druk.xsp?nr=1995.

Ta strona używa cookie. Korzystając ze strony wyrażasz zgodę na to, zgodnie z aktualnymi ustawieniami przeglądarki. Więcej informacji

The cookie settings on this website are set to "allow cookies" to give you the best browsing experience possible. If you continue to use this website without changing your cookie settings or you click "Accept" below then you are consenting to this.

Close